Zpěvácký spolek Hlahol  

Zpěvácký spolek HLAHOL v Praze

O r g a n i z a č n í   ř á d

Změna platná od 6. 2. 2014

Tento organizační řád je zároveň informací pro funkcionáře i řadové členy Zpěváckého spolku Hlahol v Praze. Nepodléhá registraci u Ministerstva vnitra, jako je tomu u Stanov spolku a jejich novelizací, a proto je průběžně měněn podle potřeb spolku, nebo po jakýchkoli změnách údajů v Organizačním řádu uvedených.

1. Zpěvácký spolek Hlahol v Praze se sídlem v nemovitosti náležející spolku v Praze l, Masarykovo nábř. 16, Vojtěšská 5 je do 31. 12. 2013 „sdružením občanů“ dle zák. č. 83/1990 Sb. ve znění zák. č. 300/1990 Sb., zák. č. 512/1991 Sb. zák.. č. 68/1991 Sb. Činnost a hospodaření spolku se řídí ustanoveními Občanského zákoníku, Zákoníku práce  a dalšími obecně platnými právními předpisy,   Stanovami a Řády spolku, které upravují práva a povinnosti členů, zaměstnanců i všech smluvních pracovníků. Po novelizaci Občanského zákoníku, která nabude účinnosti dne 1. 1. 2014, stává se pro veškerou činnost a hospodaření spolku závazným toto nové znění zákona č. 89/2012 Sb. - Občanského zákoníku. 

2.    Nejvyšším orgánem spolku je valná hromada, výkonným orgánem spolku je výbor spolku.

-     jeho čele stojí starosta, který spolek zastupuje navenek a vede jednání týkající se organizace a financování jednotlivých akcí spolku. Dbá a odpovídá za řádné hospodaření spolku a dodržování finančního plánu, jehož vypracování na kalendářní rok zabezpečuje. K tomu využívá podklady předložené členy výboru, kteří se zabývají správou spolku a jeho majetku a dalšími spolkovými činnostmi a podklady předložené uměleckým vedoucím - sbormistrem odpovídající předloženému dramaturgickému plánu. Finanční plán předkládá starosta ke schválení výboru a průběžně též informuje výbor, pokud v plánu nastanou změny. 

-      Zástupce starosty zastupuje starostu v plném rozsahu uvedeném v § 1, odst. 2 včetně. Prověřuje činnost a evidenci o činnosti externích spolupracovníků, vyhotovuje zápisy ze schůzí výboru, případně i ze schůzí valné hromady, není-li na valné hromadě navržen a odsouhlasen její zapisovatel.

-   První jednatel jedná za spolek z pověření starosty, vyhotovuje žádosti o granty a sponzorské dary, vede předběžnou evidenci o užití a čerpání grantů a sponzorských darů. Zajišťuje, ve spolupráci s uměleckým vedoucím, podklady potřebné pro vyhotovování žádostí o granty a zajišťuje jejich vyúčtování. V případě kontroly řádného čerpání grantů spolupracuje s účtárnou. Poskytuje ostatním členům výboru informace o pohybech na účtech vedených u České spořitelny a ČSOB.

-    Druhý jednatel jedná za spolek z pověření starosty. Spolupracuje s uměleckým vedoucím na přípravách jednotlivých akcí. Zajišťuje jednotlivé akce organizačně. V této činnosti mu pomáhají i ostatní členové výboru podle svých možností a schopností. Stará se o přípravu propagačních materiálů (pozvánky, plakáty, vstupenky aj.). Má na starosti propagaci akcí v kulturních přehledech. Informuje členy o akcích spolku a finančních nákladech schválených výborem. Odpovídá za řádnou a včasnou informovanost členů a časovém rozvrhu akcí.

-    Pokladník spravuje pokladní hotovost a vede pokladní knihu. Vyhotovuje protokol o příjmech a výdajích, inkasuje od členů členské příspěvky. Se souhlasem výboru vyhotovuje smlouvy se spoluúčinkujícími umělci podle návrhu uměleckého vedoucího a stará se o včasné předání vyplněných smluv k podepsání a proplacení. Po přijetí nových členů inkasuje příslušnou část příspěvků. Zpravidla jednou za měsíc nebo na žádost sboru informuje o hotovostních příjmech a výdajích.

-    Správce místností vede evidenci držitelů klíčů od nemovitosti a spolkových místností. Zajišťuje a dbá o včasné zpřístupňování a uzamykání spolkových místností. Zpřístupňuje spolkové místnosti inventarizační komisi a kontrolní komisi. Zabezpečuje běžnou údržbu ve spolkových místnostech a hlásí potřebu oprav správci budov, který následně projednává provedení oprav se správcem nemovitosti. Sleduje a vyhodnocuje činnost externího zaměstnance provádějícího úklid ve spolkových prostorách.

-   Správce budov informuje výbor o zjištěných závadách v nemovitosti a potřebných opravách a předpokládané výši nákladů Předkládá výboru k rozhodnutí návrhy na velké stavební rekonstrukce a opravy s odhadem předpokládaných nákladů. Náklady nesmí přesáhnout výnosy z obytné části nemovitosti. Zajišťuje ve spolupráci s firmou pověřenou správou nemovitosti jejich provedení. Sjednává a vyhotovuje nájemní smlouvy k pronajatým bytům. Vykonává veškeré činnosti související se správou nemovitosti, které nejsou vykonávány správcem nemovitosti. Kontroluje plnění smluvních podmínek sjednaných s nájemníky bytů v nájemních smlouvách. Spolupracuje s účtárnou zejména při vyhotovování ročního vyúčtování. Vyhotovuje pro potřeby účtárny dokumentaci při pronájmu nebo ukončení nájmu. Zabezpečuje včasné předání a převzetí bytů mezi nájemníky a spolkem. Včas informuje o všech plánovaných akcích a problémech se správou budov členy výboru.

-       Správce archivu spravuje listinný archiv a udržuje v pořádku notový materiál. Obrací se na něj členové, kteří si sami nemohou obstarat notový materiál a v případě koupě či zapůjčování not zabezpečuje veškerou evidenci s tím spojenou. Zabezpečuje administrativní přijetí členů a předkládá přihlášky výboru ke schválení po přezkoušení jedním ze sbormistrů. Zapisuje nově přijaté členy do matriky Hlaholu. Vždy na začátku sezóny zabezpečuje zapsání výkonných členů do matriky spolku. Vyhodnocuje přehled docházky na zkoušky. Kontroluje včasné zaplacení členských příspěvků. Udržuje aktuální seznam zasloužilých a čestných členů spolku a zabezpečuje jeho zveřejnění vyvěšením ve spolkových prostorách a na webových stránkách.

3.  Umělecký vedoucí – sbormistr je externím spolupracovníkem spolku, vede zkoušky sboru, je odpovědný za uměleckou úroveň sboru, práci svou i ostatních sbormistrů. Předkládá výboru dramaturgický plán a informuje výbor a následně sbor o plánovaných koncertech. Spolu s dramaturgickým plánem předkládá k odsouhlasení výboru i finanční rozvahu plánovaných akcí sboru. Vyhledává koncertní prostory mimo budovu Hlaholu. Jedná s pořadateli jiných institucí a těles o vzájemné spolupráci. Informuje výbor o jednáních týkajících se sboru. Vede  jednání s partnery týkající se organizace a financování jednotlivých akcí. O těchto jednáních informuje s dostatečným předstihem starostu a členy výboru. Spolupracuje s druhým jednatelem na přípravě jednotlivých akcí.

4.    Sbormistr – zastupuje uměleckého vedoucího, koná ve smyslu §14 odst. 2 Stanov spolku. Má právo se účastnit schůzí výboru, vznášet zde své náměty a připomínky. V zastoupení uměleckého vedoucího informuje výbor o jednáních uměleckého vedoucího ve věci organizace a financování jednotlivých akcí, předkládá své stanovisko. Podílí se organizačně na jednotlivých akcích a jejich konkrétní přípravě. Odpovídá za řádnou a včasnou informovanost členů o jednotném oblečení na jednotlivé akce.

5.   Administrativní pracovník – externí pracovník spolku zabezpečující administrativní styk mezi spolkem a správcem nemovitosti - Centrou, a.s. a z pověření výboru s dalšími právnickými i fyzickými osobami, pokud není zajišťován přímo členy výboru. Zajišťuje pronájem spolkových prostor: Sjednává smlouvy o pronájmu a stanovuje výši nájemného podle ceníku pronájmů a kontroluje jejich úhrady. Podle potřeb spolku plní další administrativní úkoly, k nimž je podle jejich charakteru pověřován starostou nebo členy výboru. Kontroluje proplacené faktury na základě výpisu z účtů vedených u České spořitelny a ČSOB, které dostává od 1. jednatele spolku.  

6. Web-master: je členem spolku. Spravuje webové stránky Hlaholu, dbá na jejich aktualizaci. Při této činnosti úzce spolupracuje se členy výboru a sbormistry.

7.  Členství ve spolku je dobrovolné, avšak po přijetí do spolku je povinností  každého člena řídit se platnými Stanovami a Řády. Členové spolku jsou vesměs členové smíšeného pěveckého sboru.

8.    Zájemci o členství platí při přijetí do pěveckého sboru zápisné ve výši rovnající se násobku 80,- Kč (studenti a důchodci), nebo 120,- Kč (ostatní) a počtu měsíců od následujícího kalendářního měsíce po přijetí do konce kalendářního roku. Členové platí členské příspěvky vždy v lednu na celý kalendářní rok ve výši 800,- Kč (studenti, důchodci), 1 200,- Kč ostatní. Při ukončení členství z jakéhokoli důvodu se zápisné ani členský příspěvek nevrací.

9.    Zkoušky pěveckého sboru se konají zpravidla mimo vánoční a letní prázdniny vždy v pondělí a ve čtvrtek od 18.30 do 20.30 hod. Mimořádné zkoušky, koncerty a vystoupení v tuzemsku i v zahraničí se konají v průběhu celého roku vždy v předem oznámeném termínu. Povinností každého člena je omluvit svoji neúčast na zkouškách a neúčast či pozdní příchod na koncert. O účasti či neúčasti člena na akci, pokud nebyl přítomen na posledních třech zkouškách před akcí, rozhodne sbormistr. V pravomoci sbormistra je též vyloučit z akce člena, který nezvládá aktuální repertoár.